Over productiviteit (deel 3): to-do-lists en planningen


Ik maak overal lijstjes van. In het weekend heb ik een lange to-do-list, als ik veel huiswerk heb op een doordeweekse dag ook en in Do It Tomorrow heb ik een lange lijst staan met PO's en andere grote dingen die ik nog moet doen. Elke toetsweek maak ik planningen, en in drukke periodes (zoals deze) ook. Dan heb ik ook nog een lijst met recepten die ik wil uitproberen en blogposts die ik nog veel schrijven. Ik denk dat velen van jullie zich wel herkennen in mijn verhaal en ook dol zijn op overzichtjes maken. Vandaag wil ik graag wat tips met jullie delen over het maken van to-do-lijstjes!

Als ik een to-do-list maak, doe ik het meestal op de meest gemakkelijke manier: gewoon alles opschrijven wat ik nog moet doen. Op zich een prima manier, want zo heb je wel alles uit je hoofd gezet en kan je je beter focussen. Maar aan de andere kant... Ik heb al veel moeite met keuzes maken (en dus ook met bedenken welke taak ik nou eerst moet doen) en alles onder elkaar op een blaadje zetten is niet zo handig als je prioriteiten wilt stellen. In plannen ben ik wel een stuk beter, maar toch ging ik op onderzoek uit!


Vind een manier die bij jou past



Er zijn honderden apps waarmee je effectief to-dolijstjes kunt maken, zoals Do It Tomorrow en het bekende Wünderlist. Maar er is een grote kans dat jij je lijstjes veel liever op papier maakt! Ik gebruik zelf mijn Moleskine voor mijn dagelijkse to-do-list, mijn tablet voor de grote lijst (met alle grote opdrachten), lijntjespapier voor mijn toetsweekplanning, een A4-vel dat ik in vakjes verdeel voor mijn grote planning van de periode (hier wil ik wel weer een whiteboard voor) en de Google Calendar voor de lange termijn (vakanties etc.). Wat dat betreft ben ik wel een tikje autistisch, want ik gebruik ook nog eens in elke agenda/planning de kleur rood voor school, blauw voor werk, groen voor persoonlijke afspraken en roze voor verjaardagen. Dit is mijn, misschien iets te ingewikkelde, systeem, en het werkt! Maar misschien is voor jou een schoolagenda en een blok memoblaadjes genoeg.

Hier vind je een lijstje met handige apps om to-do-lijstjes te maken, voor als je nog op zoek bent naar de ideale app!


Maak een haalbare lijst of planning


Misschien ben je wel net zo ambitieus als ik en schrijf je zo veel mogelijk op je lijstje. Natuurlijk weet je van tevoren al dat het je nooit gaat lukken om die hele lijst af te werken, maar je doet het toch. Gewoon snel alles opschrijven wat je nog moet doen, is namelijk de snelste manier om zo'n lijstje te maken. Dat is natuurlijk niet de goede manier. Het is het beste om even een kwartiertje de tijd te nemen om een goede lijst te maken. Bedenk welke taken echt belangrijk zijn en dus het snelst af moeten zijn. Die zet je bovenaan je lijstje, en daar begin je mee (tenzij je last hebt van uitstelgedrag, dan kun je beter met iets makkelijks beginnen om in de flow te komen). Als je dat lastig vindt, kun je ook eerst de lijst maken en dan met letters of cijfers aangeven welke taken het belangrijkst zijn.

En het allerbelangrijkste: zet alleen dingen in je lijst die je ook echt gaat doen die dag, anders heeft het niet veel zin. Een te lange lijst tot meer uitstelgedrag, en dat willen we vermijden! Bovendien voelt het slecht als je aan het einde van de dag pas een deel van je taken hebt doorgekrast. Dan lijkt het net alsof je dag een totale mislukking was, terwijl je eigenlijk hartstikke veel hebt gedaan.

Probeer ook een inschatting te maken van hoe lang je ongeveer met elke taak bezig bent, en plan ze dan nog iets ruimer in. Wees hierbij eerlijk tegenover jezelf. Als je weet dat je die wiskunde-opgaven in een uur af moet hebben, maar er toch anderhalf uur over doet, dan is dat zo. Met alles mooier maken dan het is, schiet je niks op. Daar krijg je alleen maar stress van.
De meeste mensen krijgen hun taak niet af in de tijd die ze ervoor gepland hebben. Als ik een planning voor de toetsweek maak, maak ik eigenlijk voor elke dag een algemene to-do-list. Eigenlijk is het helemaal niet slim om zo ver vooruit te plannen, maar voor een toetsweek is dat denk ik toch de beste manier. Anyway, ik weet dat ik me nooit honderd procent aan mijn planning zal houden, en maak hem daarom expres iets te ruim. Zo heb ik toch nog tijd om iets van de vorige dag in te halen, zonder dat ik de hele planning opnieuw moet maken.

Hou goed rekening met wat je die dag/week allemaal moet doen. Hiermee bedoel ik dat je ook werk, huishoudelijke klusjes en je dagelijkse blogrondje (want dat kan je toch echt niet uitstellen)... in je achterhoofd moet houden. Verdeel je taken dus niet eerlijk over de dagen, maar evenredig naar hoeveel tijd je per dag hebt.


Overige tips

Maak je punten specifiek. Zet dus niet op je to-do-lijst: verder werken aan dit verslag. Zorg ervoor dat je een concreet doel hebt, bijvoorbeeld: de inleiding schrijven en de eerste deelvraag beantwoorden. Zo ben je eerder geneigd de taak te voltooien en weet je zeker dat je niet te veel of te weinig doet, waardoor je (vroeger of later) niet in tijdnood komt.


Het zou moeten helpen om de tijd waarop je de taak gaat afmaken, en de plaats waar je dat gaat doen, achter elk punt te schrijven. Volgens verschillende onderzoeken is de kans dat je je opdracht voltooit wel twee keer zo groot. Ik heb géén idee of het werkt, maar ik wil dit wel een keer proberen!


Maak er een feestje van! Dit heeft eigenlijk niet echt iets met het maken van een to-do-lijst te maken, maar als je een taak hebt voltooid mag je jezelf best even belonen met warme chocolademelk of een lekker stuk fruit. Zo hou je frisse moed en raak je gemotiveerd voor je volgende taak. Maak een officieel momentje van het doorstrepen van een punt (doorstrepen is ook een psychologisch trucje om jezelf gemotiveerd te houden) en maak je lijstje met je favoriete pen. Op to-do-lists staan meestal niet de leukste taken (anders had je ze niet op dat lijstje gezet, maar meteen gedaan) en met kleurtjes kun je het in elk geval nog een beetje leuk maken.

Als je nooit een to-do-list maakt: probeer het eens! Misschien denk je wel dat je geen lijstje nodig hebt, omdat je alles toch wel kunt onthouden. Dat dacht ik vroeger ook, maar sinds een tijdje merk ik hoe fijn to-do-lijstjes eigenlijk zijn! Als je bezig bent, hoef je je geen zorgen te maken over wat je allemaal nog moet doen. Het staat namelijk allemaal op je lijstje. Bovendien helpt het maken van een to-do-list je met prioriteiten stellen.

Hou jezelf aan je lijstje. Dit is mijn laatste tip. Het klinkt misschien makkelijker dan het is, maar ik beloof je: niets is fijner dan dat gevoel wanneer je al je taken hebt doorgestreept. Je voelt je voldaan, vooral als het eerder niet zo goed ging met productief zijn. Voor mij voelt het als een bewijs dat ik mijn zelfdicipline nog heb. Met uitstelgedrag schiet je niks op, en aan het einde van de dag voel je je er niet bepaald beter op.

Dit waren mijn tips over planningen en to-do-lists! Als je nog verzoeken hebt voor een onderwerp wat met productiviteit te maken heeft: laat het me weten! Ik ga sowieso nog een artikel schrijven met wat links, algemene tips, apps en dergelijke. Als je iets hebt wat in dat artikel past, laat dat me dan vooral weten!